En guide till sortering och icke-sortering av utskrifter

 

Har du någonsin skrivit ut ett flersidigt-dokument och sett en kryssruta som säger sortera? Många låter den bara vara på eller stänger av den utan att tänka efter. Men denna lilla inställning ändrar faktiskt hur dina sidor kommer ut ur skrivaren. Den här artikeln förklarar vad utskriftsalternativ sortering betyder egentligen. Det jämförs också med icke-sorteringsutskrift. I slutet kommer du att veta vilket alternativ som passar din uppgift.

 

 

 

 

Vad betyder sortering vid utskrift?

 

Enkelt uttryckt betyder sammanställning att ordna saker i ordning. Vid utskrift avser det hur skrivaren grupperar sidorna. När du väljer sorteringsalternativet på skrivaren fyller maskinen i en fullständig kopia av ditt dokument innan nästa startar. Om du till exempel skriver ut fem kopior av en tio-sidig rapport, gör skrivaren en uppsättning av sidorna 1 till 10. Sedan gör den nästa uppsättning. Detta fortsätter tills alla fem uppsättningarna är klara. Detta är vad folk menar när de talar om sortering för utskrift.

Alternativet icke-sortera fungerar annorlunda. Den skriver ut alla kopior av samma sidnummer tillsammans. Med samma exempel skriver skrivaren ut fem kopior av sida ett. Sedan skriver den ut fem exemplar av sida två. Den fortsätter tills den är klar med alla tio sidorna. I slutet har du högar med enstaka sidor istället för kompletta dokument. Detta är motsatsen till utskriftssorteringsalternativ.

 

 

Hur den färdiga produkten ser ut

 

Slutresultatet ser väldigt olika ut mellan de två metoderna. Med sorteringsutskrift får du snygga högar av kompletta dokument. Varje stack är redo att användas. Du kan dela ut dem till folk direkt. Du kan också häfta eller binda dem utan extra arbete. Detta är ett rent och enkelt resultat.

Med icke-kollatutskrift får du separata högar för varje sida. En hög rymmer alla kopior av sida ett. En annan hög rymmer alla kopior av sida två. Denna layout är inte klar för distribution. Du måste ta en sida från varje hög för att bygga ett komplett dokument. Detta extra steg tar tid och kräver noggrann uppmärksamhet på sidordningen.
 

 

Tiden och arbetet som ingår

 

Sortera utskrifter sparar tid och ansträngning. Skrivaren gör organiseringsarbetet åt dig. Detta är särskilt användbart för stora utskriftsjobb. Föreställ dig att du skriver ut 50 exemplar av en 200-sidig manual. Att välja sorteringsalternativet innebär att du går därifrån och kommer tillbaka till färdiga dokument. Du behöver inte sortera någonting.

Icke-sorteringsutskrift flyttar arbetet till dig. Efter utskrift måste du samla ihop rätt sidor. Du måste lägga dem i rätt ordning. Denna process är långsam och tråkig. Det skapar också utrymme för fel. Du kan blanda ihop sidor eller missa en. För stora jobb kan manuell sortering ta timmar.

 

 

Att välja rätt alternativ för dig

 

Sortera utskrift är bäst för alla dokument som folk kommer att läsa i ordning. Detta inkluderar rapporter, böcker, manualer och åhörarkopior. Om du håller en presentation för en klass vill du att varje person ska få ett helt paket. Sortera för utskrift ger dig det resultatet utan extra arbete. Denna metod är också användbar för bindning. Om du planerar att häfta, spiralbinda eller limma dina dokument behöver du sidorna i rätt ordning från början. Skrivaren tillhandahåller den beställningen automatiskt. Detta gör bindningsprocessen smidig och snabb.

Icke-sorteringsutskrift har sin egen plats. Det fungerar bra när du behöver hantera enskilda ark snarare än hela uppsättningar. Visitkort är ett perfekt exempel. Om du skriver ut flera personers kort i en fil är det bättre att-sortera utskrifter. Du skriver ut alla kopior av den första personens kort först. Sedan skär du ihop dem. Detta håller korten organiserade efter person. Olika versioner av ett formulär fungerar också bra med icke-sorteringsutskrift. Föreställ dig att du har en fil med tre ansökningsformulär. En blankett är för nya kunder. En är för återkommande kunder. En är för anställda. Du vill hålla dessa formulär separata. Icke{16}}sorteringsutskrift låter dig skriva ut alla kopior av det första formuläret, sedan alla kopior av det andra och så vidare. Du slutar med tre rena stackar, var och en med en typ av form. En annan situation är ett klassrum eller workshop där man delar ut sidor en i taget. Du kanske vill ge sida ett först, förklara det och sedan ge sida två senare. Icke-sorteringsutskrift tillåter denna steg-för-leverans. Du kan ha varje sida i sin egen hög och dela ut dem efter behov.

Att välja mellan de två kommer ner till en fråga: vad ska du göra med de utskrivna sidorna? Om du behöver kompletta dokument redo att delas ut, välj sortera. Om du behöver hantera enskilda ark eller gruppera dem efter typ väljer du icke-sortera.

 

 

Hur tekniken har förändrat utskrift

 

Förr var folk tvungna att sortera för hand. De skrev ut alla kopior av ett dokument och sorterade sedan sidorna manuellt. Detta var en normal del av kontorsarbetet. Det tog mycket tid och orsakade ofta pappersklipp.Utskrift av bokkopior var särskilt tråkiga. En bok på 300 sidor med 50 exemplar innebar att man sorterade 15 000 enskilda sidor för hand. Ett litet misstag kan kasta bort hela beställningen. Detta är en anledningvarför vilka faktorer påverkar priset på den tryckta bokenofta inkluderade arbetskostnader. Manuell sortering tillförde betydande tid och kostnader för slutprodukten.

Idag har även vanliga hemskrivare ett sorteringsalternativ på skrivaren. Datorprogram som Microsoft Word och PDF-visare har vanligtvis alternativet för utskriftssortering markerat som standard. Detta visar hur vanligt sorteringsutskrift har blivit. De flesta av oss använder det utan att ens inse det. Tekniken har gjort utskriften mycket enklare och snabbare.

Sortera och icke-sortera utskrift är två enkla alternativ med olika resultat. Att förstå betydelsen av utskriftsalternativet sortering hjälper dig att välja klokt. Collate ger dig kompletta set redo att användas. Icke-sortera grupperar samma sidor för vidare hantering. Båda har sin plats i det vardagliga trycket. Att använda rätt inställning hjälper dig att arbeta smartare.

 

 

FAQ